職業訓練校の卒業生が、再就職したあとに、

実務で役に立ったといってくれるＷｏｒｄ機能ベスト3は

①ショートカットキーの操作

➁キャプチャ操作

③差し込み印刷

だそうです。

今日は、№3の【差し込み印刷】を習いました。

【差し込み印刷】とは、文書の中の指定した位置にデータを差し込んで印刷する機能です。

複数の宛先に、同じ内容のリードレターや挨拶状などを送付する場合、

宛先データを差し込んで印刷できます。

文書のほかに、ラベルや封筒に宛先データを差し込んで印刷することもできます！

なるほど。。。

確かにこれを使いこなせればサクサク仕事ができそうです。

というか、こんなに便利な機能があったとは。。。

【差し込み印刷】では、「メイン文書」と「データファイル」が必要になります。

「メイン文書」：

差し込み印刷に使用するひな形となる文書。

すべての宛先に共通する内容を入力します。

「データファイル」：

メイン文書に差し込むデータ（氏名や住所など）のファイル。

Wordでももちろん作成できますが、

ExcelやAccessなどのアプリケーションで作成したデータを使うこともできます。

【差し込み印刷】の手順

①Wordでメイン文書を作成します。

➁《差し込み文書》のタブにある

＜差し込み印刷の開始＞グループの

「差し込み印刷の開始」をクリックし、（レター）を選択します。

③「宛先の選択」をクリックし、（既存のリストを使用）を選択します。

④使用したいデータファイルを選択すると

＜テーブルの選択＞のダイアログボックスがでてくるので、

使用するテーブルを選択し、OKボタンを押します。

ここで、「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックをいれておきます。

⑤「アドレス帳の編集」をクリックし、データが登録されているか、確認します。

⑥Wordで作成した文書の中で差し込みフィールドを挿入する位置に

カーソルを立てて、点滅させておきます。

⑦＜文章入力とフィールドの挿入＞グループの

「差し込みフィールドの挿入」の文字部分の所をクリックし、

差し込みしたいフィールドを選択します。

⑧＜完了＞グループの

「完了と差し込み」をクリックし、

（文書の印刷）を選択すると

＜プリンターに差し込み＞のダイヤログボックスがでてくるので、

（すべて）を選択し、OKボタンを押すと、印刷画面が表示され、印刷ができます！！！

確かにベスト3に入る機能です。

知ってるのと知らないのとでは、作業時間が雲泥の差でしょう。

マスターするため、今年の年賀状の宛名はこれでいこうか。。。

＜散歩日記＞

街中でツリバナを発見！

秋になると、鳥が種をついばみやすいように、自ら実を殻から出します。

ここは、鳥は飛んでないけどな。。。