商品管理台帳や社員名簿、売上台帳などのように

関連するデータをまとめたものを「データベース」いいます。

このデータベースを管理・運用する機能が「データベース機能」です。

「データベース機能」を使うと、

大量のデータを効率よく管理することができます。

「データベース機能」には次のようなものがあります。

【並び替え】

→指定した基準に従ってデータを並び替えることができます。

【フィルター】

→データベースから条件を満たすデータだけを抽出することができます。

「データベース機能」を利用するためには、

「表」をデータベース機能が効くような表、

「データベース用の表」にする必要があります。

そのために、「表」を「フィールド」と「レコード」から構成される表にします。

「データベース用の表」は、1件分のデータを横1行で管理するというのが決まりです。

「横１行がワンセット」が基本なのです。

「表の構成」は以下の通りです。

①《列見出し（フィールド名）》

→データを分類する項目名です。

表の先頭行に、必ず、この《列見出し》を設定し、

さらに、レコード部分と異なる書式にしておきます。

例：太字にする、塗りつぶしの色を設定する。

➁《フィールド》

→列単位のデータです。

《列見出し》に対応した同種類のデータを入力します。

文字列と数値を混在させないように注意しましょう！

③《レコード》

→行単位のデータです。１件分のデータを横１行に入力します。

複数行に分けて入力すると、意図したとおりに【並び替え】や【フィルター】が行われません。

決まり事を守って表を作成していきましょう！

このほかの表作成時の注意点としては

①１枚のシートにひとつの表を作成する。

→１枚のシートに複数の表が作成されている場合、

一方の抽出結果がもう一方に影響することがあったりします。

できるだけ、１枚にシートにはひとつの表だけにしておきます。

➁セルの先頭に余分な空白は入力しない。

→空白が入力されていると、意図したとおりに【並び替え】や【フィルター】が行われません。

→セル先頭の字下げを行いたい場合は、インデントを設定しましょう。

インデントを設定しても、実際のデータは変わらないので、

【並び替え】や【フィルター】には影響しません。

③表に隣接するセルには、データを入力しない。

→データベースのセル範囲を自動的に認識させるためには、

表に隣接するセルを空白にしておきます。

こうしておけば、セル範囲を手動で選択する手間が省けます。

もし、表に隣接するセルにデータ入力された場合には、手動でセル範囲を選択する必要が生じます。

ここまで準備を整えておいて、はじめて、機能を発揮することができます。

頑張りましょう！

＜散歩日記＞

明治４２年建築だそうです。

なかにカフェがありました。機会を見つけて入ってみます！